Die meisten Ausstellungen für Katzen laufen ähnlich ab. Doch was muss eigentlich der Veranstalter alles leisten, bevor die Besucher und die Katzenbesitzer mit ihren Katzen und Katern die Hallen betreten können? Was für das Publikum und die Teilnehmer völlig normal erscheint, hat einen großen Aufwand im Vorfeld verursacht, der an dieser Stelle einmal erklärt und honoriert werden soll.
Auf die richtige Struktur kommt es an
Wenn man ein Event, wie eine Katzenausstellung organisieren möchte, so ist es sehr wichtig, dies strukturiert zu tun. Daher ist es wichtig einen Plan aufzustellen, der vor allem von Anfang an die grobe Struktur vorgibt. Darin enthalten ist noch nicht der spätere Ablaufplan. Es handelt sich lediglich um die wichtigsten Schritte, welche für die allgemeine Durchführung nötig sind. Diese sind unter anderem:
- Eine geeignete Halle finde
- Termine für den Veranstaltungsort geben lassen
- Mit anderen Katzenevents vergleichen, welche Termine ideal sin
- Kooperationspartner finde
- Kosten für die Halle eruiere
- Grobe Kostenkalkulation für Eintrittspreis
- Kosten für Strom, Wasser etc. eruiere
- Mögliche Teilnehmerzahl festlegen
- Richter anschreiben und einladen
- Rahmenprogramm festlegen und ggf. Messeaussteller anschreiben
Dies sind nur wenige Punkte, allerdings ist es hier wichtig, die Unterpunkte zu beachten, denn je detaillierter im Vorfeld gearbeitet wird, desto entspannter läuft später die Veranstaltung ab.
Auf die Details kommt es an
Um eine geeignete Halle, oder einen passenden Veranstaltungsort zu finden müssen wichtige Punkte berücksichtigt werden. Ist es überhaupt gestattet, hier eine Katzenausstellung auszuführen, sind ausreichend Parkplätze, Sanitäranlagen und Räumlichkeiten vorhanden? Muss eine eigene Bühne aufgebaut werden, welche dann noch zusätzlich bestellt werden muss? Wie sieht es mit den Stromanschlüssen aus? Können genügend Tische und Käfige aufgestellt werden, sodass alle geplanten Teilnehmer hier Platz finden können? Gibt es Ruhezeiten zu beachten? Hier ist viel Vorarbeit nötig, bis eine geeignete Location gebucht und fixiert werden kann. Ist dies geschehen so geht es an die weiteren Feinheiten. Üblicherweise kümmern sich die Verantwortlichen bereits ein Jahr im Voraus um die Veranstaltungsräume, damit die Termine festgehalten werden können und die weitere Organisation ablaufen kann. Gute Hallen oder Räume sind meist ohnehin ein Jahr im Voraus ausgebucht, sodass hier zeitnah gebucht werden muss, damit die Veranstaltung auch wirklich hier stattfinden kann. Wichtig sind auch entsprechende Versicherungen, welche aber meist über die Hallenvermietung abgeschlossen werden können. Nun muss noch fixiert werden, ob weitere Technik, wie Beleuchtung oder vielleicht auch eine Kamera zum Filmen der Veranstaltung nötig sind. Was auf keinen Fall vergessen werden darf ist eine Anlage zur Beschallung. Mikrofone sowie entsprechende Lautsprecher werden bei jeder Veranstaltung eingesetzt.
Vom Teilnehmerbogen bis zum Pokal
Damit sich die Bewerber auch anmelden können ist es nötig einen entsprechenden Anmeldebogen vorzubereiten. Dieser sollte online verfügbar sein, sodass die Interessenten hier direkt den Bogen ausfüllen und absenden können. Wichtige Dokumente sollten dann entsprechend beigefügt werden können. Eine Gebühr zur Anmeldung muss ebenfalls festgelegt werden. Zudem muss überlegt werden, welchen Preis die Besucher bezahlen sollen. Die Zusagen und Absagen der eingeladenen Richter müssen ebenfalls im Auge behalten werden. Zudem muss auch festgelegt werden, welche Rassekatzen ausgestellt werden dürfen und welche Prämierungen zu erhalten sind. Die Gewinner sollten dann einen entsprechenden Pokal erhalten, welcher ebenfalls bestellt werden muss. Auch eine entsprechende Gravourplatte sollte angebracht sein. Des Weiteren muss auch eine Verpflegung vor Ort gewährleistet werden. Eine entsprechende Menge an Getränken muss bestellt werden. Wer kein Catering wünscht, muss seine Mitglieder einteilen, damit diese ausreichend Speisen, Snacks und Kuchen spenden. Je nach Größe der Veranstaltung ist jedoch eine Buchung eines Caterings ratsam, denn gerade bei großen Events ist es allein mit Mitgliederspenden kaum zu gewährleisten, dass alle Teilnehmer und Besucher an den Veranstaltungstagen tatsächlich genügend zu essen und zu trinken angeboten bekommen. Ein Reinigungspersonal muss ebenfalls gebucht werden. Dabei muss berücksichtigt werden, ob die Veranstaltung mehrere Tage geht, sodass an jedem Abend der Reinigungstrupp die Hallen säubert und für den nächsten Tag vorbereitet.
Dies und noch viel mehr ist alles zu tun
Dies ist nur ein kleiner Auszug dessen, was alles im Vorfeld einer Veranstaltung alles an Arbeiten anfallen kann. Selbstverständlich gibt es noch zahlreiche weitere Details, die aber den Rahmen des Beitrages sprengen würden. Bis Besucher und Teilnehmer die Hallen betreten sind also viele Monate der Arbeit vergangen. Sollte einmal etwas nicht komplett reibungslos ablaufen, so sollte man selbst milde darüber hinwegsehen, denn selbst bei der besten Organisation und dem penibelsten Vorgehen kann es passieren, dass unvorhergesehene Umstände die guten Pläne durchkreuzen. Jedem Veranstalter kann man nur ein großes Kompliment aussprechen, wenn eine solche Veranstaltung völlig ohne Komplikationen abläuft.
